ペーパレス化は目的を明確に

ペーパレス化の目的を明確に

ペーパレス化は、目的と目標が曖昧なまま進められてしまうことが多いようです。

ペーパレス化によるメリットは大きく三つ、一点目は印刷コストや保有コストの削減、二点目は作業効率の向上、三点目は情報へのアクセス性の向上です。

このうちどの点をもしくはすべてを抑えるのか、どのレベルまでの成果を求めるのかで、ペーパレス化の方法が変わります。

享受できる利益とペーパレス化に必要となるシステムの導入や教育研修等のコストを勘案して、データとして作成した文書をデータのまま活用するのはもちろん、紙の文書をデータ化するところまでやるのか、またそのデータに文字データを含ませるのか、社外から携帯端末でデータへアクセスさせる等、ペーパレス化の方法とそのレベルを決めなければなりません。

文書をデータとして活用できる環境

ペーパレス化の目的を達成するためには、文書をデータとして活用できる環境を整えることが必要です。

まず、前回の「ペーパレス化はなぜ失敗するのか」で紹介した大画面ディスプレイの採用やマルチディスプレイ化などによるパソコン上での作業領域の確保が最低限必要となり、その次に目的に応じて以下のような取り組みが必要となります。

文書作成の効率化

各種文書のテンプレート(雛型)とサンプル(作成例)を社内ネットワーク上で公開することで、文書作成の効率化が実現できます。

文書データの検索

Windows Vista 以降の Windows、Mac OS X 10.4 以降の Mac OS は、従来のファイル名のみの検索ではなく、文書データの内容も対象とした実用性の高いファイル検索機能を有しており、これらのOSを利用すれば、文書データの検索効率は格段に高くなります。

社外からのアクセス

ノートPCや携帯電話等により、一定のセキュリティ性が確保される方法で社内の文書データへアクセスできれば、取引先との打ち合わせや営業においてその文書を活用することで、より高い成果を期待できます。
また、取引先との打ち合わせに遅刻しないよう、30分前に近所の喫茶店等で待機することもあると思いますが、そういった時間や移動時間に社内のデータにアクセスできれば、その時間をムダなく活用することができます。

紙の文書をデータ化する

データ化された文書を活用する環境が整えば、紙の文書のデータ化も検討事項になるでしょう。しかし、紙文書のデータ化はその効率が良くなければ進まないにも関わらず、効率よくデータ化できる環境が整っていることは少ないのです。

例えば、サラリーマン時代には、複合機を使って文書をデータ化していましたが、スキャンに時間がかかるため、あまり活用する機会のない書類は紙のまま保管していました。

起業してからも、しばらくその方法が続いたものの、外出先でデータを活用することの重要性が高まったこと、iPhoneやオンラインストレージ等、社外でデータを活用できる手段が充実したことにより、紙文書は原則としてすべてデータ化することにしました。

とは言え、これまでの複合機ではスキャンに時間がかかりすぎるので、それを解決するために、専用のドキュメントスキャナー 富士通 ScanSnap と、また製本された書類を裁断してスキャンできるよう、断裁機 プラス PK-513L を併せて導入しました。



ScanSnap のスキャン速度はかなり速いです。印字率の高い書類でもカラー書類でも、A4 1枚 両面を約2.5秒でスキャンします。

また、両面同時にスキャンできるところはさすが専用ドキュメントスキャナーだと感心します。これだけ高速に書類をスキャンできると、作業が煩わしくて紙文書のデータ化が進まないということもありません。

断裁機は、他に安いものもありますが、180枚もの紙をまとめて裁断できる、垂直に裁断するため切り口がキレイ、光で裁断位置を確認できると、他の機種と比べてかなり便利であるためこの機種にしました。何より、ScanSnapと併用している人が多いことも選択する決め手になりました。

これにより、製本された書類はもちろん、書籍もすべてデータ化することができました。

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