Faxもクラウド化：ひかり電話からのFax受信に対応したD-FAXを契約した

社内サーバの廃止でFaxもクラウド化することにした

自社では、Windows Serverの入った社内サーバにPCIカードのFaxモデムをつけて、Faxを送受信していました。

Windows ServerのFaxサービスは結構便利で以下のことができます。

• LAN内のクライアントから直接Faxの送信ができる（「印刷」でネットワーク上のFaxを選ぶと番号入力の画面が出てそのまま送信できる）
• 受信したFaxを特定のフォルダに保存したり、特定のメールアドレス宛に転送することができる

かなり便利だったのですが、運用コストやリスクを考慮した結果、社内サーバで行っていたことをすべてクラウドサービスやレンタルサーバで行うようになったので、この方式は止めてFaxもクラウド化することにしました。

インターネットFaxサービスの比較検討

自社では、Faxを受信することはあっても送信することは皆無なので、受信専用のサービスを含めて様々なインターネットFaxサービスを比較検討しました。

その結果、以下の３つの候補に絞りました。

• NTT ひかり電話「FAXお知らせメール」
• NTTコミュニケーションズ「iFax」
• 東京テレメッセージサービス「D-FAX」

Fax送信もできるiFaxが一番便利そうだったのですが、利用回線がひかり電話だとFax送信ができず受信もコストがかかるので候補から外しました。

また、D-FAXはこの時点ではひかり電話からのFax受信に対応していなかったのでこれも候補から外して、最終的にNTT ひかり電話のFAXお知らせメールに切り替えました。

ひかり電話からのFax受信に対応したので、D-FAXに変更した

ひかり電話のFAXお知らせメールは、メールにはファイルは添付されずFAX受信の通知だけが届き、届いたFaxは専用サイトに見に行かないとなのが結構不便でした。

専用サイトでのFax閲覧が一応iPhoneでもできたのとFaxを受信する機会も少なかったので、それでも我慢して使っていました。

そんな中、「D-FAXが8月末日よりひかり電話に対応する」とのお知らせを見かけたので、早速FaxサービスをD-FAXへ切り替えました。

D-FAXが便利なのは、Faxがメールに添付されるだけでなく、年額わずか1,050円のオプション料金を払うことでファイル形式をPDFにすることができるところです。

そのため、特定の社員だけがアクセスできるEvernoteの共有ノートブックに届いたFaxを放りこめば、PDFならEvernoteのサーバ側でOCRがかかるので、あとで検索することも可能になります。

いつでもどこでも必要なデータに自由にアクセスできるのはすごく便利です。

皆さんもFaxをクラウド化してみてはいかがでしょうか。