Evernoteなどクラウドサービスを使った情報管理



以前、「ここ一年のワークスタイルの進歩」という記事で、情報管理を含めた自分のワークスタイルを紹介しましたが、それから1年ほど経ちましたので、改めて現在の情報管理方法を簡単に紹介します。

現在は、上の画像のとおり、項目ごとに適したクラウドサービスで情報管理を行っています。

SugarSync

5GBまで無料で使えるオンラインストレージ。複数PCのデータとオンラインストレージのデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone 等の携帯端末から閲覧することができます。

Dropbox等の競合サービスよりも容量あたりの料金が安いのと、マイドキュメントやピクチャなど好きなフォルダを個々に同期設定できるのでかなり便利です。

下記リンクからの登録で、無料版なら500MB、有料版なら10GBのボーナス容量が追加されます。
https://www.sugarsync.com/referral?rf=ffbfk8w9tofsq

外出先で、PCのデータを閲覧

パソコンやiPhone,iPadなどで、SugarSyncと同期させたPCのデータを外出先で閲覧することが可能です。

iPhone,iPadの場合は、公式アプリだけでもデータ閲覧が可能ですが、iPhone,iPad用の高機能ファイルビューア「Good Reader」を使うとかなり便利になります。以前は公式アプリでデータを持ってきて Good Reader で開くという二度手間がありましたが、現在は SugarSync への接続に対応したことで、直接データを閲覧できるようになりました!

外出先で、PCのデータを印刷

セブンイレブンで提供されている富士ゼロックスのネットプリントを使うことで、SugarSyncと同期させたPCのデータを全国どこでもセブンイレブンで印刷することができます。

iPhone,iPadの場合は、Good Readerとネットプリント公式アプリの「netprint」を併用することで、データの印刷ができます。

Evernote

テキストはもちろん、画像や音声、リンク、表示している画面の部分キャプチャなど、様々な情報を一元管理できるオンラインノートサービスです。

複数PCのデータとEvernoteのサーバでデータを同期させることができ、またそのデータを iPhone,iPad 等の携帯端末から閲覧することができます。

ScanSnap + 断裁機

書類や本をデータ化するためにドキュメントスキャナ「ScanSnap S1500」と断裁機「PK-513L」を活用しています。

通常ドキュメントスキャナでスキャンするのはビジネス書類くらいのものですが、断裁機を使えば、ビジネス本や雑誌などの書籍も、帯を断裁して1枚ごとにバラし、ドキュメントスキャナでデータ化することができます。

ScanSnapでデータ化した書類や本などは、記事トップの画像のとおり、種別ごとにiTunesやEvernote、SugarSyncで管理しています。

また、様々なドキュメントスキャナが販売されていますが、ScanSnapはその中でも突出して便利です。類似品を買うと絶望するので注意。ScanSnap薦めたのに他機種買って絶望した知人が多数。

ScanSnapの最安値をチェック!

裁断機の最安値をチェック!

Flickr

米Yahoo!のフォトストレージサービスです。年額約2,500円で容量無制限なので、一眼レフで撮ったファイルサイズの大きい写真も載せ放題です!(RAWは未対応)

写真をSugarSyncなどのオンラインストレージではなくFlickrで管理しているのは、二つの理由があります。

写真のための様々な機能が便利

写真を管理する専用のサービスであるため、複数の写真をアルバムとしてまとめたり、アクセス権限を設定して公開することができて、とても便利です。Flickrの写真をブログに表示することもできます。

オンラインストレージのコストを下げる

Flickrは、年額約2,500円で容量無制限なので、一眼レフで撮ったファイルサイズの大きい写真も載せ放題です!(RAWは未対応)

SugarSyncなどのオンラインストレージで写真を管理すると、ディスク容量が大きく月額も高いプランが必要になりますが、写真をFlickrでの管理にしておけば、オンラインストレージのコストを下げることができます。



徹底的に活用して、自分の自由な時間をつくる

Evernote、SugarSync、Flickrは有料版を使っています(Google Appsを使ってるので、正確にはGoogleのサービスも)。EvernoteとSugarSync(30GBプラン)がそれぞれ月額約500円で、Flickrが年額約2,500円です。すべて無料版でも困ることはないかもしれませんが、やはり有料版の方がかなり高いレベルで活用できます。

以前Twitterで「有料のWebサービスや、iPhoneやiPadの有料アプリの利用を躊躇する人は、生産性を飛躍的に向上させる最も重要な壁を越えてない。」と発言しましたが、本当にその通りなので、有料版での活用をオススメします。

仕事で使わないから効率は関係ないって思う方もいると思いますが、仕事だけでなくプライベートでも、作業効率が上がれば自分の自由な時間がつくれるようになりますよ!

このブログの人気の投稿

oh-my-zshの導入とか、zshとvimの環境をナウでヤングでシンプルな感じにした

Kindleでの自炊管理に思わぬ落とし穴があったのと、実用書の相対価値が変わったという話